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Module des Open Source ERP

Durch den modularen Aufbau des Open Source ERP Systems ist eine individuelle Zusammenstellung der Open Source ERP Software bezogen auf Ihre Bedürfnisse möglich. Zusätzlich sind individuelle Module möglich, die spezielle Bedürfnisse Ihrer Firma abdecken, wie auch die Erweiterung der bestehenden Module der Open Source ERP Software. Die Carddav bzw. Caldav Schnittstelle greift auf die notwendigen Module zu, um die Kontakte bzw. die Zeitplanung der Mitarbeiter zu exportieren damit sie in verschiedenen Addressbüchern bzw. Kalendern ( IPad, IPhone, Outlook mit Dav-Connector, etc ) benutzt werden können.Weiter werden die Daten via Active Sync Schnittstelle bereitgestellt und können so von allen gängigen Smartphones bzw. Outlook sofort genutzt werden.

Im einzelnen gibt es folgende Module:

sowie folgende Erweiterungen:

Einzelmodule des Open Source ERP

Firmen und Kontakte im Open Source ERP

Hier werden die Daten in der Open Source ERP Software wie Namen und Adressen von Firmen sowie Personen erfasst. Dabei können Personen Firmen zugeordnet werden. Firmen bzw. Personen können verschiedene Anschriften wie z.B. Hauptanschrift, Lieferanschrift besitzen. Es können Relationen zwischen Firmen und Personen anderer Firmen bzw. Einzelpersonen erfasst werden. Als Standard ist eine Historie vorhanden, die anzeigt wann wer etwas am Eintrag geändert hat. 

Sowohl Firmen wie auch einzelne Personen können Kunden von Aufträgen sein. Es können mehrere Firmen als eigene Firma benannt werden. Diesen Firmen können dann eigene Vorlagen wie z.B. unterschiedliche Briefköpfe zugeordnet werden. Eigene Firmen können ebenfalls Kunden von Aufträge sein. Die gesamte Möglichkeit der Verwaltung eines Auftrages steht damit auch firmeninternen Aufträgen zur Verfügung. In der Auswertung wird zwischen der eigenen Firma und anderen Firmen unterschieden, falls dieses notwendig ist.

Mittels der CardDav Schnittstelle, können die Kontaktdaten mit verschiedene Kontaktmanager wie z.B. Ipad, Android oder auch Outlook synchronisiert werden. Weiter werden die Kontaktdaten via Active Sync exportiert.

Personaldaten im Open Source ERP

Zusätzlich zu den Stammdaten werden in der Open Source ERP Software noch interne Daten erfasst wie z.B. die Qualifikationen eines Mitarbeitenden, die tägliche Arbeitszeit, die Kosten des Mitarbeitenden. Es kann eine Farbe zugeordnet werden, die z.B. in der Zeitplanung zur schnellen Erkennung des Mitarbeiters verwendet wird. Als Standard wird die geplante Zeit angezeigt. Weitere Daten können wie auch an allen anderen Stellen der Open Source ERP Software  einfach hinzugefügt werden.

Die möglichen Qualifikationen des Mitarbeitenden können ebenfalls einfach in der Open Source ERP Software verwaltet werden und dann einfach aus einer Auswahl ausgewählt werden.

Zeiterfassung im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software werden die Arbeitszeit erfasst und gegebenen falls Aufträgen zugeordnet. Dabei wird die Arbeitszeit zu Arbeitsschritten zugeordnet, die jeweils Produkten zugeordnet sind. Die Definition und Zuordnung von Arbeitsschritten zu Produkten ist frei definierbar. Die Arbeitszeit kann in der Open Source ERP Software entweder im Tagesrapport oder detaillierter in der Zeiterfassung erfasst werden.

Der Tagesrapport bietet eine schnellere Eingabe der Daten. Die Zeiterfassung lässt dass nachträgliche Bearbeiten von erfassten Zeiten komfortabler zu. Beide Masken bieten schon im Standard sehr viele Möglichkeiten der Auswertung. So bietet der Tagesrapport z.B. eine Monatsliste an, die auf einen schnellen Überblick über Differenzen zu den Sollstunden aufzeigt.

Wie auch bei den Kontakten werden die Zeiten der Planung in einem Kalender  als CalDav Kalender bzw. mittels Active Sync exportiert.

Zeitplanung im Open Source ERP

Für die einzelnen Aufträge können die Zeiten in der Open Source ERP Software nach Arbeitsschritten detailliert für jeden Mitarbeitenden geplant werden. Nach Auswahl des Projektes und des Arbeitsschrittes kann durch einfaches Markieren der Zeiten in der Personenliste die Zeiten geplant werden. Die Auswahl geeigneter Personen wird durch die Open Source ERP Software ebenfalls dadurch unterstützt, das nach der Auswahl eines Arbeitsschrittes nur die Mitarbeitenden angezeigt werden, die die benötigte Qualifikation besitzen. Falls der Arbeitsschritt einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden soll, ist das natürlich auch möglich.

Produkte im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software kann eine Produktdatenbank mit allen Produkten und Dienstleistungen der eignen Firma hierarchisch verwaltet werden. Dabei kann schon beim Produkt eine Zeit bzw. Materialplanung durchgeführt werden. 

Bei der Verwaltung der Aufträge bzw. Angebote kann auf diese Daten zurückgegriffen werden, indem Aufträge bzw. Angebote aus diesen Produkten bestehen können. Zu jedem Produkt können Preis und Kosten hinterlegt werden. Alternativ können die Kosten aus der Material- und Zeitplanung berechnet werden.

Angebote im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software können Angebote verwaltet werden. Adressat eines Angebots kann sowohl eine Firma wie auch ein Einzelperson sein. Angebote bestehen aus Produkten, die entweder aus der Produktdatenbank entnommen werden oder auch für das Angebot einzeln erstellt werden. Sowohl die Zeitplanung wie auch die Materialplanung können dem Angebot entsprechend modifiziert werden.

Jedem Angebot wird ein Vorhersagewert für die Wahrscheinlichkeit eines daraus resultierenden Auftrages zugeordnet. So kann jederzeit eine Aussage über die zu erwartenden Aufträge getroffen werden.

Aufträge im Open Source ERP

Zu jedem Auftrag kann in der Open Source ERP Software der aktuelle Stand in Bezug auf Kosten, Leistungen jederzeit abgerufen werden. Der benötigte Materialbedarf kann pro Auftrag manuell erfasst werden, oder aus der Materialverwaltung übernommen werden. Daraus resultiert dann jederzeit eine Vergleich zwischen geschätzten Kosten und wahren Kosten, sowie eine Aufstellung der benötigten Arbeitszeit detailliert nach Produkten und Arbeitsschritten.

Erfasste Zeiten wie auch benötigtes Material aus dem Lager werden von der Open Source ERP Software direkt mit Auftrag verbucht, um den aktuellen Stand der Kosten jederzeit zu erhalten. Die Tabellen erhalten Eingabefelder, um die immer wieder anfallenden Änderungen wie z.B. die Erhöhung der zur Auslieferung fertigen Produkte schnell und komfortabel eingeben zu können. Von der Open Source ERP Software wird ebenfalls im Standard eine Historie verwaltet.

Aktenschrank im Open Source ERP

Mit dem Aktenschrank können Dokumente in der Open Source ERP Software verwaltet werden. Der Aktenschrank besitzt eine Versionverwaltung, mit der die unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes erfasst und gespeichert werden können. Weiter können die Dokument im Aktenschrank des Open Source ERP Software Personen zugeordnet werden, die diese Dokumente benötigen. Falls sich diese Dokument ändert, kann eine Email Versand ausgelöst werden, der die entsprechenden Personen informiert, so dass die neusten Dokumente heruntergeladen werden können. Es wird erfasst, bis zu welcher Version die Personen die Dokumente besitzen.

Lieferscheine im Open Source ERP

Die Open Source ERP Software ermöglicht es aus fertig gemeldeten Produkten automatisch Lieferscheine und Rechnungen bzw. Mahnungen zu erstellen.  Dabei sind Teillieferungen bzw. Teilrechnungen möglich.  Ebenfalls können in der Open Source ERP Software mehrere Lieferungen und damit Lieferscheine zu eine Rechnung zusammengefasst werden.

Rechnungen im Open Source ERP

Eine Rechnung kann einen anderen Adressaten als der Lieferschein bzw. der Auftrag haben. Ebenfalls ermöglicht die Open Source ERP Software  die Rechnung auf mehrere Gläubiger aufzuteilen. Der Rechnungslauf der Open Source ERP Software ermöglicht die gleichzeitige automatische Erstellung aller offenen Rechnungen bzw. Mahnungen. Es wird in der Open Source ERP Software weiter erfasst ob eine Rechnung zu einem Rechnungslauf gehört oder eine Einzelrechnung ist. Dabei ist es möglich eine Rechnung die zu einem Rechnungslauf gehört wie eine einzelne Rechnung zu behandeln, die Rechnung also ein 2. Mal ausdrucken einzeln mahnen etc.

Es können mehrere Rechnungstexte bzw. Rechnungskonditionen in der Open Source ERP Software fest hinterlegt werden.  Während der Erstellung der Rechnung wird ein Rechnungstext bzw. eine Rechnungskondition, die als Standarttexte benannt worden sind, automatisch von der Open Source ERP Software in die Rechnung eingetragen.

Teileverwaltung im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software kann eine Teiledatenbank angelegt werden. Die Teiledatenbank ist hierarchisch gegliedert. Jedes Teil kann aus mehreren Unterteilen bestehen, die jeweils wieder ein Gesamtteil darstellen. Die Open Source ERP Software erlaubt es zu jedem Teil mehrere Lieferanten zuzuordnen. Einer dieser Lieferanten kann zu einem bevorzugten Lieferanten gemacht werden. Dieser wird dann von der Open Source ERP Software bei der Auswahl während der Bestellung zu oberst in der Auswahl angezeigt. Zu jedem Teil in der Open Source ERP Software können dessen Kosten definiert werden, die dann in der Auftragsverwaltung und der Angebotsverwaltung zur Materialverwaltung und Kostenkontrolle genutzt werden kann.

Lagerverwaltung im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software können frei eine beliebige Anzahl von Lagern definiert werden, die beliebig viele Lagerplätze haben können. Die Open Source ERP Software unterscheidet Eingangslager, Ausgangslager und Warenlager. Falls Material ausgelagert wird kann dieses einem Auftrag zugeordnet werden und die Kosten dort automatisch verarbeitet werden. Einlagerungen können in Teilchargen aufgeteilt und auch wieder zusammengefasst werden. Innerhalb der Lager können Umlagerungen durchgeführt werden. Jedes Lager besitzt einen Standartlagerplatztyp und jedem Lagerplatz kann in der Open Source ERP Software ein eigener Lagerplatztyp zugeordnet werden.

Die Open Source ERP Software unterstützt das Optimierung von Lagerplatzbelegungen während des Einlagerns indem es versucht umsatzstarke Waren auf Plätze zu lagern, die weniger Zeit zur Ein-/Auslagerung benötigen und Waren die keinen so hohen Umsatz haben, weiter hinten einzulagern.

Zu jedem Teil wird in der Open Source ERP Software hinterlegt, auf welche Lagerplatztypen es gelagert werden kann und wie viele Teile auf diesem Lagerplatztyp passen. Während der Umlagerung werden nur diejenigen Lagerplätze angeboten, die diesen Teil auch aufnehmen können.

Bestellungen im Open Source ERP

In der Materialverwaltung der Open Source ERP Software kann zu jedem Teil kann eine Mindestmenge definiert werden. Wird diese Mindestmenge unterschritten wird dieses der Bestellverwaltung automatisch übermittelt, so dass Bestellungen ausgelöst werden können. Weiter können Bestellungen unabhängig vom Lagerbestand erstellt werden und ebenfalls unabhängig von der Erstellung ausgelöst werden. So ist es möglich Bestellungen von einem Lieferanten zu sammeln und zu einer Gesamtbestellung zusammenzufassen. In der Open Source ERP Software können Teillieferungen und damit die dazugehörigen Lieferscheine zu den Bestellungen voneinander erfasst und verarbeitet werden. Die Open Source ERP Software verwaltet ebenfalls die Rechnungen zu diesen Bestellungen. Es können Teilrechnungen verwaltet werden. Ein Rechnung wird bezahlt sobald sie freigegeben wird.

Jede Bestellung kann in der Open Source ERP Software sofort einem Auftrag zugeordnet werden. Die dazu gelieferten Teile werden dann in der Lagerverwaltung zu diesem Auftrag reserviert. Wird das Material für den Auftrag angefordert, wird genau dieses Teil aus dem Lager ausgelagert.

Inventar im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software kann persönliches und allgemeines Inventar in Kategorien verwaltet werden. Jedes Inventar ist zugleich auch ein Teil in der Teileverwaltung. So kann Inventar auch im Lager verwaltet werden. Jedem Inventar kann ein Lieferschein aus einer Bestellung zugeordnet werden Zu jedem Inventar können in der Open Source ERP Software Kosten hinterlegt werden, die in die Auftragsverwaltung bzw. Angebotsverwaltung einfließen, sobald Inventar als Material zu einem Auftrag zugeordnet wird. So können z.B. Maschinen an Aufträge vermietet werden oder Messgeräte zu Aufträgen verrechnet werden.

Inventarkategorien im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software können beliebig viele Inventarkategorien verwaltet werden. Diese Kategorien können Kosten hinterlegt werden. Ist ein Inventar dieser Kategorie zugeordnet und sind dem Inventar selbst keine Kosten hinterlegt, so wird in der Auftragsverwaltung auf diese Kosten zurückgegriffen.

Mailarchiv im Open Source ERP

In der Open Source ERP Software können aus beliebig vielen Mailboxen Mail zu Firmen bzw. Personen zugeordnet werden. Anhand der Adressen werden die Mails von der Open Source ERP Software automatisch extrahiert, gespeichert und den entsprechenden Firmen bzw. Personen zugeordnet. Die Mail können gleichzeitig zu Angeboten und Aufträgen zugeordnet werden. Diese geschieht entweder automatisch, falls einen Angebots- bzw. Auftragsnummer im Betreff der Mail gefunden wird, oder manuell. Antworten werden dann ebenfalls automatisch von der Open Source ERP Software mit zu dem entsprechenden Angebot bzw. Auftrag zugeordnet.

Alle Mail können nachträglich anderen Firmen bzw. Personen sowie Angeboten und Aufträgen zugeordnet werden. Die gespeicherten Mails werden in den Dokumenten der Firmen, Personen, Angeboten bzw. Aufträgen angezeigt.

Bautagebuch im Open Source ERP

 Die Erweiterung Bautagebuch der Open Source ERP Software ermöglicht es, in der Zeiterfassung gleichzeitig ein Bautagebuch zu führen. Es kann direkt zu der Arbeitszeit die Daten für die Baustellenbesichtigung wie

  • Beginn der Begehung
  • Ende der Begehung
  • Wetter
  • Temperatur

erfasst werden. Zugleich stehen im Bautagebuch Eingabemöglichkeiten für die Erfassung der anwesenden Personen der Bauleitungen sowie der anwesenden Firmen zur Verfügung. Es können Kommentare hinzugefügt werden. Zum Ausdruck des Bautagebuches werden von der Open Source ERP Software eine Übersicht, in der die Tage mit Bauleitung dargestellt werden, und eine Detailansicht des Bautagebuches angeboten.

Für weitere Auswertungen können die Daten des Bautagebuches mit allen anderen Daten in der Open Source ERP Software verknüpft werden.

HOAI Rechner im Open Source ERP

Die Erweiterung HOAI Rechner in der Open Source ERP Software ermöglicht die Erstellen eines kompletten Angebotes bzw. Auftrages in der Open Source ERP Software mit einem Knopfdruck. Mit Hilfe eines Vorlageproduktes können die Schätzung der Kosten sowie benötigtes Material und die geschätzte Zeit ebenfalls direkt errechnet werden.